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最近，笔者认真学习了习近平总书记同中央办公厅各单位班子成员和干部职工代表座谈时的重要讲话，以及《秘书工作的风范—与地县办公室干部谈心》一文，深受教益，收获颇多。现结合工作实际和正在开展的机关效能建设，就进一步提高省人大机关公文办理效率，谈几点建议。
一、充分认识提高公文办理效率的重要性
公文是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文办理包括收文办理、发文办文和整理归档等环节。提高公文办理效率，对维护公文权威、充分发挥作用，加强机关效能建设，都具有十分重要的意义。
——提高公文办理效率是贯彻落实习近平总书记对办公厅工作要求，更好地履行办公厅职能的需要。办公厅作为省人大常委会的综合办事机构，承担着公文办理的重要职能。公文办理效率如何，关系到为常委会服务的质量，关系到省人大机关日常工作的有序高效运转，关系到常委会工作部署的贯彻落实。习近平总书记要求中办 “对党中央作出的决策、部署的工作、定下的事情，要雷厉风行、紧抓快办，案无积卷、事不过夜，要扭住不放、一抓到底。”我们贯彻落实习总书记指示精神，就要立足岗位实际，像中办那样高效率地开展工作，在提高公文办理效率上下功夫，充分地发挥参谋助手、综合协调和服务保障职能的作用，更好地为常委会中心工作提供服务做出积极贡献。
——提高公文办理效率是全面贯彻执行公文处理规定的必然要求。公文的作用与时效性密不可分，机关单位尤为明显。为提高公文办理效率，新的《党政机关公文处理工作条例》和《青海省人大机关公文处理办法》均作了明确规定，要求公文办理工作必须坚持及时、高效的原则，根据内容的不同，区别轻重缓急，在收发、承办、传阅、催办等环节明确办理时限，做到不积压、不拖延、不误时、不误事。条例和办法是公文处理工作的总章程，我们必须认真贯彻，严格遵循，增强时间观念，缩短公文运转周期，切实维护其严肃性、权威性。
——提高公文办理效率是机关效能建设的基本要求。提高公文办理效率是机关效能建设的重要组成部分。省委、省政府《关于在省直机关开展效能建设的意见》指出：机关效能建设是党政机关改进工作作风，增强服务意识和工作能力，加强党风廉政建设和效能监督，提高工作效率、管理效益和社会效果的综合性工作。因此，我们要紧密结合办公厅工作实际，把提高公文办理效率作为重要抓手，这是贯彻落实省委、省政府关于开展机关效能建设的具体行动，对巩固扩大教育实践活动成果、进一步转变机关作风，为常委会中心工作的完成提供良好服务，促进人大机关协调高效运转，具有很强的针对性、实践性。
二、当前公文办理工作存在的主要不足
总体看，省人大常委会办公厅的公文办理效率是比较高的，形成了一套收发登记、拟办承办、传阅归档等制度，公文办理程序比较规范，为中心工作任务提供了较好的服务。特别是在教育实践活动整改阶段，认真修订了《青海省人大机关公文处理办法》，对进一步规范公文办理工作起到了重要的指导和促进作用。但也存在一些不足，与深化人大制度改革创新、开创人大工作新局面的要求不完全相适应。
一是传阅周期较长。人大机关公文统一由秘书处管理，除省委、省政府及其办公厅普发的、份数较多的文件分送至常委会主任会议成员和机关各处室外，其它份数较少的文件采取传阅方式办理。由于需要传阅的领导同志多，正常情况下，一份文件传阅一遍，需要的时间较长，致使有的时效性较强的文件，已经失去阅知的必要。
二是阅文用时较短。由于文件需要传阅人员多，阅文人员考虑后面其他同志还要传阅，往往心理上有赶时间的想法，来不及仔细阅研，就抓紧退给公文办理部门。在个人手头留存时间短，不利于认真学习领会文件精神，不利于工作部署的贯彻落实。
三是阅知范围有的未达到文件规定要求。目前，中央和省委、省政府及其办公厅发至州市厅级、县级的文件，不论分送还是传阅，常委会主任会议成员和厅级干部都能看到。发至县级的文件，由于份数较少等原因，未发到机关处级单位，加之传阅工作不到位，处级负责同志看不到，对他们学习了解和掌握中央、省上的重大决策决定和重要工作部署有一定影响。
四是公文呈办不尽严谨。办理公文参谋助手作用发挥不够。会议通知、请柬等协调落实不规范。对领导批示、有关单位意见建议、办理结果的跟踪反馈不够及时。发送机关内部的文件、通知签收手续不完善。有的呈批文件，缺少背景资料，为领导了解相关信息、进行科学决策，提供服务不到位。
三、创新方法，进一步提高公文办理质量和效率
公文办理，是办公厅为常委会和机关各部门服务的一项重要工作，是体现办公厅工作水平、服务能力、工作作风的重要“窗口”，必须高度重视，认真研究新形势下公文办理的特点和规律，完善工作制度，创新方式方法，进一步提高公文办理的质量和效率。
（一）强化时间观念。“言当其时，一字千斤；言背其时，一文不值”。机关公文办理涉及多道程序，包含众多环节，无论哪一道程序、哪一个环节，都要有紧迫的时间观念，在确保质量的基础上，尽可能地提高效率。一是文件管理人员对接收到的文件，应在第一时间阅览，不能只看标题不看内容，弄清楚是一般阅知件还是需要承办件，有无时限要求及紧急程度，然后进入办理环节。二是坚持急件急办，特件特办，重要件随到随办原则，特别是遇到节假日、休息日要及时送达相关领导和部门责任人，坚决杜绝紧急文件压误。三是增强预见性，对容易延误的事项，如工作报告、会议报名、呈阅批件等，应由专人盯办，加强沟通，主动提醒，随时掌握进展情况，并做好催办记录，防止影响全局。
（二）落实完善制度。省人大机关公文处理办法执行情况总体较好，但有的规定没有得到落实，或是落实的不够好，部门和处室之间执行不一、差异较大。因此，一是要加强对办法的学习培训。通过对重点人员的讲解辅导，培养骨干，加强指导，推动办法得到准确、全面实施。二是不断补充完善制度。坚持务实、管用、可靠原则，哪里有疏漏就补哪里，哪些不规范就规范哪些，力求公文办理工作贴合实际、便于操作。比如，制定工作流程图、实行公文办理责任制、AB岗位制，完善文件呈批、传阅等规定，进一步细化、优化内部工作程序。三是注意学习交流。采取走出去、请进来相结合的方式，派文件管理人员到有关单位跟班学习取经，邀请专家讲课等，积极学习借鉴公文办理工作的好经验、好做法，解放思想，拓宽思路，创新方法。
（三）改进工作方法。工作方法对头，事半功倍，方法失当，事倍功半。当前，公文办理工作应着重从四方面加以改进：一是管理方法。对中央、国务院和省委、省政府及其办公厅印发至市州厅级、县级的机密级以下文件，除原分送主任会议成员外，争取适当增加份数，扩大分发（不包括发至省军级的文件）各副秘书长、专门委员会、人代工委、研究室，由各部门负责管理、办阅。分发的阅知性文件，不再提拟办意见，秘书处只负责指导、检查并按要求清退。二是传阅方法。对收到的其他单位、部门的单份（或者较少）文件，根据阅知范围和工作需要进行传阅，对发至县级的文件，传阅到各处室负责同志和有关人员。三是呈批方法。由现在单一的自下而上逐级呈批，根据文件内容，改为自下而上、自上而下和横向呈批。自下而上呈批，就是秘书处提出拟办意见，经分管副秘书长初审，呈常委会秘书长、副主任阅批，主要包括省委及其各部门、省政府和省纪委及其办公厅等印发的决定、意见、报告、通知、纪要等，以及市、州人大常委会的报告、函件，这类文件占比较高。自上而下呈批，就是先呈常委会副主任批示，尔后由秘书长、副秘书长或专（工）委负责同志阅处，主要包括全国人大和省委的指示、领导批示等。横向呈批，就是秘书处提出拟办意见，经分管副秘书长审核，送专（工）委办理的文件，主要包括各专（工）委对口的省上和全国人大有关部门的通知、函件、议案等。四是分类办理。对收到的文件，按紧急程度和文件、资料性质进行合理分类，可采用不同颜色的文件夹呈送阅批，方便领导识别轻重缓急。呈批件应一件一办，一次传阅的文件、资料份数不宜过多。呈批件还应附相关的背景材料，服务领导决策。
（四）严格岗位责任。办公厅工作无小事。习近平总书记同中办各单位班子成员和干部职工代表座谈时强调，“责任成就事业、决定成败、推动效率”。公文办理工作，从签收、登记、呈批、办理的每一环，都应分清责任，层层把关，做到一环扣一环、严谨细致，迅速及时。一是把好出入关。办公厅秘书处是人大机关公文收、发的“第一道关口”，又是“最后一道关口”，应切实履行好职能，加强对文件运行全过程的管理，确保安全、有序、高效。二是把好首办责任关。文件管理人员要做到敬业守责、尽心尽力，精益求精地把公文办理的每个环节做实、做细，严防出现差错纰漏。同时，要加强学习，提高能力，更新观念，创新工作思路、方法，防止墨守成规、不求进取，永远都是“老一套”的工作模式。三是把好运转落实关。各专(工)委办公室、办公厅各处室，对批转、分发、传阅到本单位的文件负直接管理责任，要严格执行加强文件管理的各项规定，责任到人，健全内部制度，确保按时落实领导批示、文件要求。四是加强监督检查。秘书部门应加强对机关公文办理工作的指导，定期进行检查，及时发现和纠正存在的问题，造成影响的要追究有关人员的责任。
总之，公文办理是办公厅服务工作的重要组成部分，虽不是中心，但影响中心。我们要以强烈的事业心和高度的使命感，认真负责地做好公文办理工作，努力为常委会和机关各部门提供优质高效的服务。□
（作者系省人大常委会副秘书长）