进一步规范公文管理工作的思考

       为进一步适应新形势、新任务的需要，党政机关办公（厅）室对公文的起草、传阅、印发要努力在抓好规范、强化管理、促进创新等方面下功夫，只有这样，才能使党政机关的公文管理工作上水平、上台阶。
      一、抓规范，重点是规范机关公文运作。公文处理工作是党政机关的一项日常性工作，也是办公（厅）室的一项非常重要的基础性工作。公文处理是否规范，直接影响到机关工作的水平和工作效能。公文处理规范化工作要着重抓好三点：一是正确使用公文文种。这是规范化的前提和基础。在日常工作中，常常有一些部门和单位不同程度地存在着文种混用现象，如“请示”和“报告”误用、“报告”中夹带请示事项等。既不能准确体现发文单位意图，也给受文单位处理公文带来困难，影响公文的处理及公文效用。因此，必须按照《中国共产党机关公文处理条例》的规定，选择恰当的文种，提高文件的效能。二是规范公文报送程序。在日常工作中，经常发生不按程序报送公文的现象，如有的部门、单位向党委报送公文，不按程序办事直接报给领导个人，形成公文“倒转”现象。既打乱了工作程序，造成行文关系的混乱，又错过了工作时机，失时误事，不利于工作开展。要坚持归口办文，如向党委报送文稿，必须直接送党委办公（厅）室统一办理，不要同时报送领导同志个人或其他部门，避免多头行文，以维护机关公文运作的严肃性。三是讲究时效。在实际工作中会经常遇到这种情况，有的单位和部门在代拟一些要限时发出的文件或领导讲话稿时，时间观念不强，迟迟不上报，造成工作的被动。这实际上也是不按规范要求办文的一种表现。因此，要讲时限，讲效率，作风上就要雷厉风行，决不拖拉，单位和部门在代拟一些要限时发出的文件或领导讲话稿时，原则上要有较充裕的提前量，以保证办理文稿的质量。
      二、强管理，重点是抓制度的完善和落实。办公（厅）室的工作千头万绪，公文管理工作更是繁琐的工作，做好公文管理，必须通过建立健全一套完整的管理制度，形成大家共同遵守的办事规程和行动准则，从而保证公文管理工作有序开展。首先，要在制度的建立和完善上下功夫。根据新的形势和任务的要求，不断充实、完善办公室工作制度。根据《国家公务员暂行条例》和《党政领导干部选拔任用工作条例》的精神，从建设一支高素质的公文管理干部队伍出发，健全办公（厅）室干部学习制度、人事管理制度。在具体工作中，培养按制度办事的自觉意识，促进公文管理工作的制度化、科学化，建立保障制度落实的有效机制。一是进一步建立和完善岗位责任制。运用现代管理方法，科学界定各个岗位和人员的工作责任，做到职责分明，分工明确，强化工作人员的责任意识。在办公室内部，要以“德、能、勤、绩、廉”为主要内容，明确规定岗位责任制的具体目标、任务和必须共同遵守的行为准则；明确岗位职责，对日常工作进行科学安排、合理分工，把公文管理工作细化成有数量、有质量、有可比度的具体岗位责任，一级抓一级，层层抓落实。二是建立公平合理的考核、奖惩机制。公文管理工作责任制必须与考核、奖惩结合起来，形成一种激励、竞争机制，才能使制度落到实处，收到实效。要按照岗位责任制的具体内容，制定科学的考核办法，做到月有考评，季有考核，年终有总评，把考评、考核的情况作为年终评先、评优的重要依据。考核要与公文管理工作人员的政治、经济福利待遇等挂钩，做到考核有标准，奖罚有依据，杜绝主观随意性。通过严格的考核，努力造就一支纪律严明、步调一致的公文管理干部队伍。三是完善监督机制。要针对本地区、本部门监督管理中的薄弱环节，建立信息反馈制度、工作报告制度、跟踪检查制度和责任追究制度等，把制度的规范性、程序的严密性和纪律的约束性有机结合起来，把公文管理工作人员的工作积极性调动起来，努力提高工作质量和效率。
      三、促创新，重点是创新服务方式。促创新，首先要培养公文管理工作人员的创新精神，使之不断掌握新的知识和新的工作手段，以创新的观念、创新的思路、创新的作风，在工作中形成创新争先的良好风气，这是促进公文管理工作创新的基础。要根据新形势、新任务的需要，突出抓好服务方式的创新，强化“三种意识”，实现“三个转变”。一是强化超前服务的意识，实现由被动服务向力争主动服务转变。一方面，要善于分析、总结公文管理工作的规律，积极运用这种规律努力增强工作的主动性；另一方面，要增强工作的计划性，科学规划工作，自觉对公文印发后发挥作用有超前预测。二是强化服务全局的意识，实现由只办好具体事务向善于抓大事、谋全局、当高参转变。公文管理工作人员要勇于开拓，敢于创新，在抓好日常具体事务的同时，做到能办大事，会办难事，敢办新事，创造性地开展工作，对各类文件提出参谋意见，把具体事、细节事办好，减少领导日常工作量，让领导能够有时间聚精会神谋大事。三是强化优质服务的意识，实现由习惯于按老章程和“惯例”办事向应变求新、不断开拓工作新局面转变。公文处理工作无小事，任何一个环节出问题，都有可能酿成大错。因此，要树立优质服务的意识，树立细节决定成败的意识，严谨细致地做好每一个环节的工作，建立公文处理流转台账，环环紧扣，不出疏漏。面对不断发展变化的新形势，公文管理人员要善于应变求新，不断完善工作的规章制度，运用政府公文传输网、电子归档和电子查阅等现代工作方法，完善和创新公文管理工作，为办公（厅）室工作的顺利开展提供全过程的优质服务。□（作者单位：西宁市委办公厅）